Fraude nas empresas e seus indícios

Fraude tem sido um motivo de preocupação considerável em todos os segmentos do mundo corporativo, embora o setor financeiro seja o mais atingido e aquele que mais empreende medidas para prevenir a fraude, além de toda a regulamentação a respeito que precisa respeitar e cumprir.

A Pricewaterhouse Coopers (PwC), por exemplo, executou uma interessante pesquisa em 2020 a respeito de fraudes com 5.000 entrevistados em 99 territórios distintos e chegou a algumas conclusões muito interessantes:

1. O número médio de fraudes relatadas pelas empresas foi de 6 casos.

2. 40% das fraudes foram cometidas por colaboradores internamente, 40% das fraudes foram cometidas por terceiros externamente e 20% das fraudes foram cometidas por colaboradores e terceiros conjuntamente.

3. O custo total dessas fraudes alcançou a cifra de US$ 42 bilhões.

4. 47% das empresas sofreram uma fraude, ao menos, nos últimos 2 anos.

5. 13% das empresas tiveram fraudes acima de US$ 50 milhões.

6. Apenas 56% das empresas conduziram uma investigação sobre seu caso mais grave de fraude.

Os resultados encontrados demonstram que o risco de fraudes não pode ser negligenciado, tanto sob a ótica preventiva, quanto sob a curativa. Considerando a amplitude de entrevistados na pesquisa, os valores identificados são como uma gota no oceano, ou seja, em sua totalidade esses valores são significativamente maiores, considerando a quantidade de empresas espalhadas globalmente.

Como definir a fraude? Segundo a Wikipedia, fraude é um esquema ilícito ou de má-fé criado para a obtenção de ganhos pessoais, apesar de ter, juridicamente, outros significados legais mais específicos. Por conseguinte, não há como não tipificar a fraude como uma conduta criminosa.

A mim, particularmente, agrada muito a percepção trazida por Thomas P. DiNapoli, da Controladoria do Estado de Nova Iorque. Em um artigo intitulado “Red Flags for Fraud”, ele citou o triângulo da fraude, ou seja, as razões que contribuem para sua ocorrência, sejam elas executadas por colaboradores internos, por terceiros ou por ambas as partes em conluio:

1. Oportunidade – ocorre frequentemente em razão das deficiências em controles internos, incluindo falta de revisão, ausência de segregação de tarefas, falta de aprovação gerencial e controles aplicados aos processos. Não é à toa que o ditado já diz que “a ocasião faz o ladrão”.

2. Pressão ou motivação – pode significar uma diversidade de acepções, desde pressão por resultados, prazos inatingíveis, vícios pessoais, pensão alimentícia, dívidas em excesso, manutenção de padrão de vida etc.

3. Racional – São as razões do fraudador que justificam o seu comportamento fraudulento – por exemplo, o risco valer a pena, preferir desviar recursos do que ficar devendo as contas etc.

O grande desafio é identificar com acuracidade os indícios de que uma fraude pode estar ocorrendo. Assim, é muito importante o treinamento consistente na identificação desses indícios, especialmente para aqueles colaboradores que têm por objetivo controlar e coibir irregularidades.

Tomando ainda por base o excelente artigo de DiNapoli, são elencados abaixo indícios que devem ser cuidadosamente observados por aqueles que têm a missão de coibir irregularidades e de gerir as empresas:

INDÍCIOS DE QUE UMA FRAUDE POSSA SER COMETIDA POR UM COLABORADOR
1. Mudanças no estilo de vida do colaborador: carros e roupas caras, joias, casas etc.
2. Dívida pessoal significativa e problemas de crédito.
3. Mudanças comportamentais: podem ser uma indicação de drogas, álcool, jogos de azar ou apenas medo de perder o emprego.
4. Alta rotatividade de funcionários, especialmente nas áreas que são mais vulneráveis à fraude.
5. Recusa em tirar férias ou licença médica.
6. Falta de segregação de funções na área vulnerável.

INDÍCIOS DE QUE UMA FRAUDE POSSA SER COMETIDA POR UM GESTOR
1. Relutância em fornecer informações aos auditores.
2. O gestor se envolve em conflitos frequentes com os auditores.
3. As decisões de gestão são dominadas por um indivíduo ou pequeno grupo.
4. O gestor demonstra desrespeito significativo pelos órgãos reguladores.
5. Há um ambiente de controle interno fraco.
6. O pessoal da contabilidade é negligente ou inexperiente em suas funções.
7. Descentralização sem monitoramento adequado.
8. Número excessivo de contas correntes.
9. Mudanças frequentes em contas bancárias.
10. Mudanças frequentes em auditores externos.
11. Ativos da empresa vendidos abaixo do valor de mercado.
12. Redução significativa em um mercado saudável.
13. Rolagem contínua de empréstimos.
14. Número excessivo de transações de final de ano.
15. Alta taxa de rotatividade de colaboradores.
16. Saques a descoberto inesperados ou reduções nos saldos de caixa.
17. Recusa da empresa ou divisão em usar documentos numerados em série.
18. Programa de compensação desproporcional.
19. Qualquer transação financeira que não faça sentido – comum ou comercial.
20. Contratos de serviço não resultam em nenhum produto.
21. Falta de cópia, documento, nota fiscal ou recibo.

INDÍCIOS DE FRAUDE POR MUDANÇA DE COMPORTAMENTO
1. Pedido de dinheiro emprestado a colegas de trabalho.
2. Credores ou cobradores comparecendo ao local de trabalho.
3. Jogos de azar além da capacidade de suportar a perda.
4. Bebidas em excesso ou outros hábitos pessoais nocivos.
5. Facilidade de irritação com questionamentos comuns.
6. Fornecimento de respostas não razoáveis às perguntas.
7. Recusa de férias ou promoções por medo de ser detectado.
8. Gabar-se de novas compras significativas.
9. Portabilidade de grandes somas de dinheiro.
10. Alteração de relatórios sob o pretexto de organização na apresentação.

INDÍCIOS DE FRAUDE NO DEPARTAMENTO DE CONTAS A RECEBER
1. Número excessivo de nulidades, descontos e devoluções.
2. Contas bancárias não autorizadas.
3. Atividade repentina em contas bancárias inativas.
4. Reclamações do devedor de que estão recebendo notificações de não pagamento.
5. Discrepâncias entre depósitos bancários e postagem.
6. Número anormal de itens de despesas, suprimentos ou reembolso ao colaborador.
7. Presença de cheques de colaboradores no caixa pequeno para o colaborador encarregado do caixa pequeno.
8. Transações em dinheiro excessivas ou injustificadas.
9. Grande número de fechamento de contas.
10. Contas bancárias que não são reconciliadas em tempo hábil.

INDÍCIOS DE FRAUDE NA FOLHA DE PAGAMENTOS
1. Horas extras incompatíveis para um centro de custo.
2. Horas extras cobradas durante um período de folga.
3. Horas extras cobradas por colaboradores que normalmente não teriam salários extras.
4. Variações de orçamento para folha de pagamento por centro de custo.
5. Colaboradores com números, nomes e endereços da Previdência Social duplicados.
6. Colaboradores com poucas ou nenhuma dedução na folha de pagamento.

INDÍCIOS DE FRAUDE NO DEPARTAMENTO DE COMPRA / LOGÍSTICA / ALMOXARIFADO
1. Número crescente de reclamações sobre produtos ou serviços.
2. Aumento na compra de estoque, mas nenhum aumento nas vendas.
3. Redução de estoque anormal.
4. Falta de segurança física sobre ativos / inventário.
5. Encargos sem documentos de envio.
6. Pagamentos a fornecedores que não estão em uma lista de fornecedores aprovados.
7. Alto volume de compras de novos fornecedores.
8. Compras que ignoram os procedimentos normais.
9. Fornecedores sem endereços físicos.
10. Endereços de fornecedores que correspondem a endereços de funcionários.
11. Excesso de estoque e estoque lento para girar.
12. Colaboradores de compras que coletam os pagamentos do fornecedor em vez de enviá-los pelo correio.
13. Pagamentos ao mesmo fornecedor com registros diferentes.

Por todo o exposto, controles, revisão e aprovação da alta gestão são fundamentais para coibir fraudes. Daí a relevância de áreas como compliance, controles internos e controladoria.